Privacybeleid

Privacybeleid van de Praktijk voor Haptotherapie Liesbeth Woldendorp

Om het proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om het dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van je nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk, zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.
Omdat ik, Liesbeth Woldendorp zorgvuldig wil omgaan met gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik het privacybeleid aangescherpt. Overigens zijn je gegevens altijd al zeer zorgvuldig bewaard.

1. Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage.
Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van de Praktijk voor Haptotherapie Liesbeth Woldendorp. Ik werk met het software programma Intramed (NEN7510 én ISO27001 gecertificeerd) een EPD (elektronisch patiëntendossier) en administratiesysteem, welke de gegevens maximaal beveiligd hebben. Dit programma is beveiligd met gebruikersnaam en wisselende wachtwoorden. De papieren factuurgegevens staan in een afgesloten kast evenals papieren dossieraantekeningen.

1.2 Rectificatie.
Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering.
Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk aangeven. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen, zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven ivm de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk, omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.

1.4 Bezwaar.
Als je bezwaar hebt tegen (een deel van) de registratie kan je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen.
Je hebt het recht om aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouwzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken.
Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevens registratie

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk de behandeling en de facturatie. De gegevens die ik registreer zijn:

Naam, adres, telefoonnummer, mailadres

Geboortedatum (ter identificatie op de factuur)

BSN (ter identificatie op de factuur)

Afspraken data en bezoeken

Dossier, verslaglegging van de sessies

Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?

Uitsluitend Liesbeth Woldendorp is gemachtigd het EPD, persoonsgegevens en facturen in te zien.

4. Beveiliging van de gegevens

Intramed is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt op een harde schijf om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. De harde schijf wordt bewaard in een afgesloten archiefkast. De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.

5. Bewaartermijn

Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.
Financiële administratie: naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers: dossiers worden 10 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

6. Verwerkingspartners

De financiële boekhouding (jaarrekening) wordt verzorgd door boekhoudkantoor MKB de Liemers. Hierin worden alleen naamgegevens, factuurnummers en factuurbedragen opgenomen.

Bij ziekte heeft de partner van Liesbeth Woldendorp alleen inzage in naam en telefoonnummer om af te melden.

7. Klachten

Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Mochten we er samen niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen

Indien je vragen hebt over het privacybeleid van de Praktijk voor Haptotherapie Liesbeth Woldendorp te Arnhem neem dan contact op, ik beantwoord je vragen graag.